Avisos de preservación de pruebas en disputas de marcas
Conserve la evidencia desde el primer aviso: mensajes de WhatsApp, anuncios y registros de ventas.
Los casos de marcas se ganan y se pierden con publicaciones, anuncios, registros de ventas y mensajes, y gran parte de esas pruebas se borra sola. Ya sea que usted envíe una carta o responda a una, el deber de conservar pruebas puede empezar antes de que se presente cualquier demanda. Un aviso de preservación claro, y su debido seguimiento, protege su caso y lo mantiene fuera de una moción de sanciones.
El deber de conservar pruebas empieza antes de la demanda
En los tribunales federales, donde se ven la mayoría de los casos de marcas, la obligación de conservar las pruebas pertinentes no espera a que se notifique una demanda. El Undécimo Circuito describe la destrucción de pruebas (spoliation) como no conservar pruebas en un "litigio pendiente o razonablemente previsible" (Graff v. Baja Marine Corp., 2009). La Regla 37(e) de las Federal Rules of Civil Procedure se aplica a la información almacenada electrónicamente "que debió conservarse en previsión o en el curso de un litigio".
El deber se aplica a ambas partes. Un titular de marca que se prepara para enviar una carta de cese y desista o una carta de reclamo puede prever razonablemente un litigio; también puede hacerlo la empresa que la recibe. Un remitente que sigue borrando automáticamente sus propios chats mientras acusa de infracción a un competidor queda expuesto de la misma forma que el destinatario.
Un aviso de preservación de pruebas, a veces llamado carta de litigation hold, cumple dos funciones. Enviado internamente, les indica a su propio personal y a sus sistemas que dejen de borrar. Enviado a la otra parte, identifica lo que usted espera que conserven y fija la fecha en que se les informó. En ambos casos, es prueba de que se tomaron medidas razonables, o de que la otra parte fue advertida y no las tomó.
Momentos que suelen activar el deber en disputas de marcas
- Decidir enviar una carta de cese y desista o una carta de reclamo
- Recibir una de esas cartas, o una carta de preservación de pruebas
- Un retiro en una plataforma de comercio electrónico o la suspensión de una cuenta vinculados a una queja de propiedad intelectual
- Un aviso de retención o incautación aduanera que involucre sus productos
- Una oposición o cancelación ante el TTAB sobre las mismas marcas
- Una demanda UDRP que podría ir seguida de una demanda judicial
Los tribunales estatales de Florida tienen una visión más restringida de cuándo surge el deber; consulte Nociones básicas sobre destrucción de pruebas en los tribunales estatales de Florida más abajo. Como el estándar federal es más amplio y la mayoría de los reclamos de marca pueden verse en un tribunal federal, aconsejamos a los clientes conservar pruebas según el calendario federal.
Qué conservar en una disputa de marcas
Los casos de marcas dependen de cómo se usó una marca, dónde, ante quién y con qué resultados. Esas pruebas están dispersas en plataformas que cambian o borran contenido según sus propios calendarios.
Publicaciones en plataformas de comercio electrónico
Páginas de Amazon, Walmart, eBay, Mercado Libre, Temu y Shopify tal como aparecían, con los ASIN o números de artículo, imágenes, títulos e historiales de edición.
Publicidad
Campañas de anuncios en buscadores y redes sociales, palabras clave por las que se pujó, archivos creativos e informes de rendimiento, incluidas campañas pausadas o eliminadas.
Datos de ventas
Unidades, ingresos, devoluciones y costos por producto y canal. Estas son las pruebas de ganancias y daños conforme al 15 U.S.C. § 1117(a).
Correo electrónico y documentos
Decisiones sobre el nombre y la marca, búsquedas de disponibilidad, borradores de diseño y correspondencia con agencias y socios.
Redes sociales
Publicaciones, historias, comentarios, mensajes directos y nombres de usuario, incluido el contenido archivado o eliminado.
Registros de proveedores e importación
Órdenes de compra, comunicaciones con fábricas, pruebas de empaque, conocimientos de embarque y declaraciones aduaneras, que tienen relación con el origen, el conocimiento y la falsificación.
Versiones del sitio web
Historial del sistema de gestión de contenidos, versiones anteriores, analítica y registros del dominio. Las capturas archivadas ayudan, pero los registros de su propio servidor son mejores.
WhatsApp y otras aplicaciones de chat
Chats de trabajo en WhatsApp, iMessage, Telegram, WeChat, Slack o Teams, en teléfonos de la empresa y en teléfonos personales usados para trabajar.
Mensajes temporales
Signal, los mensajes temporales de WhatsApp y las herramientas de chat con retención corta. Desactive el borrado automático para cada custodio en cuanto se emita un aviso de preservación.
Comunicaciones con clientes
Pedidos equivocados, reseñas, quejas y solicitudes de soporte que mencionan la otra marca. A menudo son las pruebas más persuasivas del caso.
Pruebas físicas
Muestras, empaques, etiquetas y compras de prueba, guardados con registros de cadena de custodia. No devuelva ni destruya el inventario en disputa.
Registros de las plataformas
Informes de Brand Registry, datos de la cuenta de vendedor e historiales de quejas. Algunos deben solicitarse a la plataforma; descargue ahora lo que pueda.
Regla 37(e): qué pasa cuando se pierden pruebas electrónicas
La Regla 37(e) rige la información almacenada electrónicamente que se pierde en los tribunales federales desde el 1 de diciembre de 2015. Primero plantea preguntas preliminares y luego permite dos niveles de respuesta.
Debe tratarse de información que debió conservarse "en previsión o en el curso de un litigio".
La regla exige medidas razonables, no perfección. Desactivar el borrado automático, emitir un aviso de preservación por escrito y recopilar los dispositivos clave son el tipo de medidas que buscan los tribunales.
Si los mismos mensajes pueden obtenerse de la otra parte, de una copia de seguridad o de una plataforma, la regla no se aplica.
| Regla 37(e)(1)Perjuicio | Regla 37(e)(2)Intención de privar | |
|---|---|---|
| Determinación requerida | Perjuicio a otra parte por la pérdida | La parte actuó con la intención de privar a otra parte del uso de la información en el litigio |
| Qué puede hacer el tribunal | Ordenar medidas no mayores de lo necesario para subsanar el perjuicio | Presumir que la información era desfavorable; instruir al jurado que puede o debe presumirlo; o desestimar la acción o dictar una sentencia en rebeldía |
| Medidas típicas | Descubrimiento de pruebas adicional, permitir pruebas o argumentos sobre la pérdida, excluir pruebas relacionadas, honorarios por la moción | Inferencia adversa, o sanciones que ponen fin al caso |
| Se aplica a | Solo información almacenada electrónicamente | Solo información almacenada electrónicamente |
◆ marca las filas en que difieren los dos niveles.
La intención puede inferirse de las omisiones
En Skanska USA Civil Southeast Inc. v. Bagelheads, Inc., 75 F.4th 1290 (11th Cir. 2023), el tribunal confirmó sanciones conforme a la Regla 37(e)(2) contra una empresa que no hizo copias de seguridad de los teléfonos de los custodios, no suspendió sus prácticas rutinarias de borrado de teléfonos y no recopiló los datos durante meses después de un aviso de preservación. No hubo prueba directa de mala fe; las pruebas circunstanciales bastaron, y no se exigió una demostración separada de perjuicio.
Regla 37(e)(2)Los productos y las muestras quedan fuera de la 37(e)
La Regla 37(e) cubre la información electrónica. Para pruebas tangibles, como muestras de productos o empaques, los tribunales federales se basan en sus facultades inherentes, y el Undécimo Circuito trata la mala fe como un factor clave (Tesoriero v. Carnival Corp., 965 F.3d 1170 (11th Cir. 2020)).
Facultades inherentesSin cambios a la 37(e) en 2025 ni en 2026
Las enmiendas vigentes desde el 1 de diciembre de 2025 modificaron las Reglas 16 y 26 sobre registros de privilegio. No entraron en vigor enmiendas a las reglas civiles el 1 de diciembre de 2026, y las enmiendas pendientes en la lista del poder judicial federal no incluyen la Regla 37. La Regla 37(e) se lee tal como fue adoptada en 2015.
A octubre de 2026Nociones básicas sobre destrucción de pruebas en los tribunales estatales de Florida
Algunas disputas de marcas se litigan ante tribunales estatales de Florida, por ejemplo reclamos conforme al Capítulo 495, la FDUTPA o contratos. El enfoque de Florida difiere del federal en aspectos importantes.
Desde el 1 de enero de 2020, la regla de Florida sobre información almacenada electrónicamente que se pierde sigue la estructura federal: medidas razonables, medidas no mayores de lo necesario para subsanar el perjuicio y sanciones graves solo si se determina la intención de privar. Su comentario indica que debe interpretarse de forma coherente con la Regla Federal 37(e).
Varios tribunales de apelación de Florida han resuelto que no existe un deber de common law de conservar pruebas por el solo hecho de que se prevea un litigio; el deber surge de un contrato, de una ley o de una solicitud de descubrimiento de pruebas debidamente notificada. Otras decisiones usan un lenguaje más amplio. La ley no es uniforme, y por eso importa una solicitud de preservación por escrito.
La Corte Suprema de Florida resolvió que no existe una causa de acción independiente por destrucción de pruebas cometida por una parte del caso. Los remedios son sanciones en el descubrimiento de pruebas y presunciones probatorias dentro del propio caso.
Cuando una parte no conserva pruebas que tenía el deber de conservar, un tribunal de Florida puede aplicar en su contra una presunción refutable, o permitir una instrucción de inferencia adversa como la Florida Standard Jury Instruction 301.11.
Puede proceder un reclamo por destrucción de pruebas contra un tercero que no es parte y que tenía un deber legal o contractual de conservarlas, como un proveedor o un excontratista, si la pérdida perjudicó significativamente el reclamo.
Una disputa que empieza en un tribunal estatal puede terminar en un tribunal federal, y viceversa. Conservar pruebas solo desde la fecha de una solicitud de descubrimiento es un riesgo que la mayoría de las empresas no deberían correr.
Una lista para el remitente y una lista para el destinatario
Use la primera si usted hace valer el reclamo y pide a la otra parte que conserve pruebas. Use la segunda si recibió una carta, una demanda o una solicitud de preservación.
Lista para el remitente
- Emita primero su propio aviso de preservación interno, antes de enviar cualquier carta
- Identifique los probables custodios, plataformas y tiendas en línea de la otra parte
- Capture usted mismo las publicaciones, anuncios y sitios web infractores, con fechas y URL
- Enumere las categorías que espera que se conserven, vinculadas a los reclamos, con un rango de fechas
- Mencione expresamente las aplicaciones de chat y la configuración de mensajes temporales
- Pida a la otra parte que conserve los productos físicos, los empaques y los registros de proveedores
- Envíela a la empresa, a su agente registrado y a su abogado si se conoce, con constancia de entrega
- Pida a las plataformas de comercio electrónico y a los proveedores de alojamiento que conserven los datos de la cuenta cuando sus procedimientos lo permitan
- Mantenga la solicitud proporcionada; una exigencia demasiado amplia es fácil de descartar
Lista para el destinatario
- Anote cualquier plazo en el calendario y envíe el aviso a su abogado el mismo día
- Suspenda el borrado automático en el correo electrónico, el chat y las herramientas de colaboración para las personas clave
- Desactive los mensajes temporales en WhatsApp y en aplicaciones similares usadas para trabajar
- Detenga el borrado rutinario de teléfonos y computadoras portátiles de los empleados que se van
- Guarde los historiales de publicaciones y las cuentas de anuncios antes de cambiar o retirar cualquier cosa
- Exporte los datos de ventas, devoluciones y costos de los productos en cuestión
- Conserve el inventario físico y las muestras; no los devuelva ni los destruya
- Indique por escrito a proveedores, agencias y administradores de cuentas en plataformas que conserven las pruebas
- Registre lo que hizo y cuándo; es su prueba de que tomó medidas razonables
Dejar de usar una marca en disputa a menudo es prudente, y es compatible con la preservación de pruebas. Cambie la publicación activa; conserve el registro de cómo se veía.
Cómo redactar y enviar un aviso de preservación
Un aviso de preservación interno y una carta de preservación dirigida a la otra parte siguen la misma lógica: dicen de qué trata la disputa, qué debe conservarse, quién debe conservarlo y desde cuándo.
- Día 0Identificar la disputaLas marcas, productos, partes y reclamos, descritos en términos sencillos.
- Día 0Identificar a los custodiosPersonas, equipos, proveedores y agencias que trabajaron con la marca.
- Días 0–1Identificar los sistemasCorreo electrónico, chat, teléfonos, plataformas de comercio electrónico, cuentas de anuncios, sitios web, contabilidad.
- Día 1Emitir el avisoPor escrito, en el idioma de los custodios, con una persona de contacto designada.
- Días 1–7Bloquear y recopilarDesactivar el borrado automático, hacer copias forenses de los dispositivos clave, exportar los datos de las plataformas.
- ContinuoConfirmar y actualizarAcuses de recibo, recordatorios, nuevos custodios y liberación al final.
Un buen aviso interno es breve, específico y está escrito para personas que no son abogados. Nombra los productos y las marcas, da ejemplos de lo que debe conservarse y les dice claramente a las personas que no borren, editen ni muevan nada relacionado. Debe explicar que el aviso prevalece sobre las políticas normales de retención y que se aplica a los dispositivos y cuentas personales usados para trabajar.
Una carta de preservación dirigida a la otra parte debe estar vinculada a los reclamos y al período en cuestión. Puede enviarse junto con una carta de cese y desista o una carta de reclamo, o por separado. Una carta separada suele ser mejor: no contiene negociaciones de acuerdo y puede usarse libremente para mostrar qué se le dijo a la otra parte y cuándo.
Los avisos solo funcionan si alguien les da seguimiento. Los tribunales examinan lo que se hizo después del aviso, no solo si se envió uno. En Skanska existía un aviso de preservación por escrito; la falla fue no hacer copias de seguridad de los teléfonos y no detener el borrado rutinario.
Cinco cosas que todo aviso debe decir
- De qué trata la disputaMarcas, productos y partes, sin argumentos legales.
- Qué conservarCategorías y ejemplos, incluidos chats y aplicaciones de mensajes temporales.
- Desde cuándoUna fecha de inicio vinculada a los hechos, como el primer uso de la marca en disputa.
- Qué no hacerBorrar, editar, formatear, restablecer de fábrica ni activar mensajes temporales.
- A quién preguntarUna persona de contacto designada, y una solicitud de confirmar la recepción.
Preservación de pruebas para partes extranjeras y datos en el exterior
Las empresas latinoamericanas y europeas involucradas en disputas de marcas en EE. UU. tienen el mismo deber de conservar pruebas que las partes estadounidenses. Un tribunal de EE. UU. puede ordenar a una parte que presente pruebas ubicadas en el exterior conforme a las Federal Rules; la Convención de La Haya sobre Obtención de Pruebas ofrece procedimientos optativos, pero no exclusivos (Société Nationale Industrielle Aérospatiale v. U.S. District Court, 1987).
La ley de protección de datos afecta cómo se conservan las pruebas, no si se conservan. Para datos de la UE, The Sedona Conference recomienda conservarlos en su ubicación cuando sea posible, identificar una base legal para el tratamiento conforme al RGPD, informar claramente a los custodios y tener en cuenta a los comités de empresa o representantes de los trabajadores cuando la ley local lo exija. Las transferencias de datos personales fuera de la UE plantean cuestiones separadas que deben resolverse antes de cualquier recopilación.
En gran parte de América Latina, los negocios funcionan por WhatsApp. Los avisos de preservación para esos equipos deben decirlo directamente, en español o en portugués, y deben cubrir los teléfonos personales usados para trabajar.
Puntos que cubrimos para partes extranjeras
- Avisos de preservación en el idioma de los custodios
- Conservación en su ubicación antes de cualquier transferencia a Estados Unidos
- Coordinación con abogados locales sobre normas de privacidad y laborales
- Registros en poder de distribuidores, fábricas y agentes en el exterior
Marcas latinoamericanas · Marcas europeas · Abogados de marcas extranjeros
Cómo ayudamos, de cualquiera de los dos lados
Robert H. Thornburg y Susan J. Latham se encargan de litigios conforme a la Ley Lanham y de publicidad falsa; James R. Leahy se encarga de disputas de tecnología y comercio electrónico, donde se encuentra la mayoría de los datos; Melissa Dangond Crews trabaja con clientes de habla hispana.
- Paso 1Definir el alcance de la disputaReclamos, período, partes y las pruebas que importarán.
- Paso 2Redactar los avisosAviso de preservación interno, carta de preservación a la otra parte, o ambos.
- Paso 3Asegurar las fuentesCon su equipo de TI o un proveedor forense cuando sea necesario.
- Paso 4Responder a la otra parteResponder a su solicitud de preservación, acotándola cuando se exceda.
- Paso 5Llevarlo al casoConversaciones de la Regla 26(f), descubrimiento de pruebas y cualquier moción por destrucción de pruebas.
Cinco errores comunes de preservación de pruebas en disputas de marcas
Los problemas de destrucción de pruebas rara vez vienen de una destrucción deliberada. Vienen de sistemas rutinarios que siguen funcionando después de que surge el deber.
Dejar activado el borrado automático
Las reglas de retención del correo electrónico, la configuración de retención de los chats y los mensajes temporales siguen borrando después de que debió emitirse un aviso de preservación.
Regla 37(e)Desactive el borrado automático para las personas clave el mismo día en que surge el deber.
Borrar los teléfonos de los empleados que se van
Los restablecimientos rutinarios de los teléfonos devueltos destruyeron los mensajes de texto en Skanska, y el tribunal infirió la intención de no haberlos detenido.
Skanska (11th Cir. 2023)Suspenda el borrado de dispositivos de los custodios y haga copias forenses de sus teléfonos.
Retirar publicaciones sin dejar registro
Un vendedor retira la publicación en disputa para mostrar buena fe, y con ella desaparecen las imágenes, los títulos y el historial de ventas de los que depende el caso.
Datos de plataformasPrimero capture y exporte; después haga cambios.
Enviar un aviso y quedarse ahí
Un aviso que nunca va seguido de recopilación, recordatorios ni verificaciones es una prueba débil de medidas razonables.
Medidas razonablesAsigne a alguien para que confirme el cumplimiento y lo documente.
Olvidar los datos del propio remitente
Los titulares de marcas se concentran en el infractor y pasan por alto sus propios registros de primer uso, confusión y marketing, que el demandado va a pedir.
Ambas partesConserve sus propias pruebas antes de pedirle a otro que conserve las suyas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo empieza el deber de conservar pruebas en una disputa de marcas?
En los tribunales federales, cuando un litigio está pendiente o es razonablemente previsible. Para un titular de marca, eso suele ocurrir cuando decide enviar una carta de cese y desista o una carta de reclamo; para el destinatario, cuando la recibe. Los tribunales estatales de Florida han vinculado el deber de forma más restringida a un contrato, una ley o una solicitud de descubrimiento de pruebas.
¿Una carta de preservación crea un deber legal?
En los tribunales federales, el deber surge de la previsión de un litigio, y una carta es una prueba sólida de cuándo comenzó. En los tribunales estatales de Florida, algunas decisiones de apelación dicen que una carta por sí sola no crea un deber. En cualquier caso, documenta lo que se le dijo al destinatario.
¿Tengo que conservar los mensajes de WhatsApp?
Sí, si son pertinentes y usted tiene el deber de conservar pruebas. Los mensajes de chat y los mensajes temporales son información almacenada electrónicamente. Desactive los mensajes temporales y haga copias de seguridad de los chats pertinentes.
¿Puedo dejar de vender el producto mientras conservo las pruebas?
Sí. Dejar de usar la marca y conservar las pruebas son compatibles. Primero capture la publicación, los anuncios y los datos de ventas; después modifíquelos o retírelos.
¿Qué sanciones puede imponer un tribunal federal por datos perdidos?
Conforme a la Regla 37(e)(1), medidas no mayores de lo necesario para subsanar el perjuicio. Conforme a la Regla 37(e)(2), solo si se determina la intención de privar, una presunción o una instrucción al jurado de que la información era desfavorable, o la desestimación o una sentencia en rebeldía.
¿Ha cambiado recientemente la Regla 37(e)?
No. La Regla 37(e) dice lo mismo desde el 1 de diciembre de 2015. Las enmiendas del 1 de diciembre de 2025 se refirieron a los registros de privilegio conforme a las Reglas 16 y 26.
¿Durante cuánto tiempo debemos conservar las pruebas?
Hasta que la disputa se resuelva por completo, incluidas las apelaciones, y su abogado levante el aviso de preservación por escrito. Un acuerdo transaccional debe indicar cuándo pueden levantarse los avisos de preservación.
Nuestros registros están en España y Colombia. ¿Las reglas de EE. UU. los alcanzan?
Un tribunal de EE. UU. puede ordenar a una parte que presente los documentos que controla en el exterior. Las leyes locales de privacidad y laborales afectan cómo se conservan y transfieren, por lo que nos coordinamos con abogados de esos países.
Hable con nosotros antes de que se pierdan pruebas
Envíenos cualquier carta que haya enviado o recibido, el plazo si lo hay y una breve descripción de dónde están sus registros: correo electrónico, aplicaciones de chat, plataformas de comercio electrónico, cuentas de anuncios.
- Avisos de preservación internos en inglés o en español
- Cartas de preservación a la otra parte, vinculadas a sus reclamos
- Respuestas a solicitudes de preservación demasiado amplias
- Mociones y defensa por destrucción de pruebas en tribunales federales y de Florida
¿Prefiere hablar primero? Llame o escriba un correo, o escríbanos por WhatsApp. Atendemos en español.
- Federal Rule of Civil Procedure 37 (Cornell LII)
- Pending rules amendments, U.S. Courts
- Amendments to the Federal Rules of Practice and Procedure (vigentes desde el 1 de diciembre de 2025: Reglas Civiles 16 y 26), E.D. Tenn.
- Skanska USA Civil Southeast, Inc. v. BagelHeads, Inc., 75 F.4th 1290 (11th Cir. 2023), resumen de Florida Business Law
- Eleventh Circuit affirmed sanctions for spoliation of cellphone data, eDiscovery Today (2023)
- Graff v. Baja Marine; Tesoriero v. Carnival (11th Cir.), Brown Sims Longshore Update
- Cool Change: Evolution and Explanation of New Florida Rule of Civil Procedure 1.380(e), The Florida Bar Journal (2020)
- Spoliation of Evidence and Non-Party Witnesses, The Florida Bar Journal (2022)
- Does a party to litigation have a common law duty to preserve evidence in Florida? Kennedys (2023)
- The hidden litigation risk of disappearing messages, Reed Smith (2026)
- The Sedona Conference Commentary on Managing International Legal Holds (2022)
- Société Nationale Industrielle Aérospatiale v. U.S. District Court, 482 U.S. 522 (1987) (Cornell LII)
Información general, no asesoría legal para su situación. Leyes, reglas y tasas vigentes a octubre de 2026. Última revisión: 28 de octubre de 2026.